Informationsrecht des Gesellschafters in der GmbH

Gesellschafter einer GmbH sind zwar Inhaber von Rechten und Pflichten, jedoch oftmals nicht an dem gewöhnlichen Geschäftsbetrieb beteiligt. Die täglichen kaufmännischen Entscheidungen werden innerhalb der GmbH durch den Geschäftsführer getroffen. Nur im Einzelfall ist, je nach vertraglicher Ausgestaltung, die Zustimmung der Gesellschafterversammlung erforderlich.

Mindestens einmal im Jahr ist zudem eine „ordentliche“ Gesellschafterversammlung erforderlich, auf der insbesondere der vergangene Jahresabschluss von der Geschäftsführung vorgestellt und von den Gesellschaftern festgestellt – also „abgesegnet“ – werden muss.

Vor allem, wenn der Gesellschafter nicht Teil der Geschäftsführung ist, kann allerdings das Bedürfnis nach weitergehenden Informationen betreffend den Geschäftsbetrieb der Gesellschaft entstehen. So kann es z.B. ein besonderes Bedürfnis nach einer Prüfung bestimmter Vorgänge geben oder etwa die Notwendigkeit einer unterjährigen Einsichtnahme in die geschäftlichen Zahlen und Parameter. Der Informationsfluss zwischen Gesellschaft und Gesellschafter ist von großer Bedeutung, um als Gesellschafter seine Aufgaben erfüllen und sachgerechte Entscheidungen treffen zu können.  Auch im Fall eines Gesellschafterstreits können Informationen bedeutsam sein.

Anknüpfungspunkt ist die rechtliche Stellung als Gesellschafter, sodass ausgeschiedene Gesellschafter keinen Anspruch mehr aus § 51a GmbH-Gesetz herleiten können.

Das Informationsrecht unterstützt den Gesellschafter bei der Wahrnehmung anderer Rechte, wobei insbesondere das Stimmrecht in der Gesellschaftsversammlung hervorzuheben ist. Es kann jedoch auch jederzeit unabhängig vom Stimmrecht ausgeübt werden. Es stellt daher ein elementares Recht des Gesellschafters dar, das nicht ausgeschlossen oder weitreichend eingeschränkt werden kann.

Zur Ausübung des Rechts ist ein entsprechendes Informationsverlangen des Gesellschafters notwendig, das sowohl mündlich als auch schriftlich erfolgen kann. Der Anspruch auf Information kann dabei zu jeder Zeit und an jedem beliebigen Ort eingefordert werden, also sowohl innerhalb als auch außerhalb einer Gesellschafterversammlung. Anspruchsgegnerin des Informationsverlangens ist die Gesellschaft, es ist daher an sie zu adressieren. Daran werden jedoch keine allzu hohen Anforderungen gestellt. Es genügt, wenn der Geschäftsführer die Anfrage als Informationsverlangen gegen die durch ihn vertretene Gesellschaft werten kann.

Eine Begründung muss die Ausübung des Informationsrechts nicht enthalten.

Gemäß § 51a Absatz 1 GmbHG haben die Geschäftsführer „jedem Gesellschafter auf Verlangen unverzüglich Auskunft über die Angelegenheiten der Gesellschaft zu geben und die Einsicht der Bücher und Schriften zu gestatten.“ Unter „unverzüglich“ versteht man ein Handeln ohne schuldhaftes Zögern.

Das Informationsrecht gliedert sich nach dem Wortlaut des § 51a GmbH-Gesetz in ein Auskunfts- und ein Einsichtsrecht des Gesellschafters. Daher muss dieser in seinem Informationsverlangen zum Ausdruck bringen, welches der beiden Rechte aus § 51a GmbH-Gesetz geltend gemacht werden soll.

Die Informationsmittel der Auskunft und Einsicht stehen grundsätzlich gleichrangig nebeneinander. Sie können jeweils einzeln, aber auch in Kombination geltend gemacht werden.

Über das Einsichtsrecht erhält der Gesellschafter das Recht auf Zugang zu den Büchern und „Schriften“ (also Unterlagen) der Gesellschaft, sofern er es verlangt.  Unter Bücher und Schriften fallen sämtliche Geschäftsunterlagen der eigenen GmbH, worunter sowohl in Papierform als auch durch elektronische Medien gespeicherte Daten gefasst sind.

Die GmbH ist grundsätzlich verpflichtet, die Einsichtnahme in ihren Geschäftsräumen zu gewähren. Im Einverständnis aller Beteiligten kann sie aber auch in einer Zweigniederlassung, einem Rechenzentrum oder in den Büroräumen eines Steuerberaters erfolgen, sofern sich die gegenständlichen Unterlagen dort befinden. Der Gesellschafter kann jedoch nicht verlangen, dass die jeweiligen Unterlagen zu seiner Privat- oder Gewerbeadresse übersendet werden.

In zeitlicher Hinsicht schreibt das Gesetz eine „unverzügliche“ Gestattung der Einsicht durch den Geschäftsführer vor. Dabei ist zu berücksichtigen, dass die Gewährung der Einsicht unter Umständen den täglichen Geschäftsbetrieb der Gesellschaft beeinträchtigen kann. In der Regel ist daher eine vorherige Ankündigung des Gesellschafters sowie eine Terminvereinbarung mit den Geschäftsführern angezeigt.

Einer Begründung für die Einsichtnahme bedarf es grundsätzlich nicht. Insbesondere muss das Einsichtsbegehren nicht sachlich konkretisiert werden.

Die Kosten der Einsichtnahme trägt die GmbH, da sie zur Gewährung der Einsicht gesetzlich verpflichtet ist. Das Recht auf Einsicht soll eine effektive Kontrolle gewährleisten. Es ist dem Gesellschafter daher in der Regel erlaubt, Abschriften zu nehmen oder Notizen abzufertigen. Zusätzlich ist ihm auch das Anfertigen von Kopien auf eigene Kosten gestattet.

Das Auskunftsrecht bezieht sich auf alle Angelegenheiten der Gesellschaft. Es umfasst sämtliche unternehmerischen und sonstigen Tätigkeiten der Gesellschaft, ihre Beziehungen zu Dritten, aber auch solche Informationen, die mit der Beteiligung des Gesellschafters in Verbindung stehen. Lediglich rein persönliche Angelegenheiten des Geschäftsführers oder der Mitgesellschafter sind nicht von dem Recht umfasst.

Die Auskunft kann sowohl mündlich als auch schriftlich erteilt werden.  Grundsätzlich liegt es im Ermessen des Geschäftsführers, ob das Auskunftsverlangen schriftlich oder mündlich beantwortet wird. Die Form richtet sich jedoch auch nach dem Informationsbedürfnis des Gesellschafters im Einzelfall. Daher ist eine schriftliche Auskunft zu erteilen, sofern eine Antwort in mündlicher Form das Auskunftsverlangen des Gesellschafters nicht mehr zweckgerecht befriedigen kann.

Wie ausführlich die Antwort auf das Auskunftsverlangen erfolgen muss, hängt von der Genauigkeit der Frage ab. Ist das Auskunftsverlangen allgemein gehalten, so kann auch die Antwort darauf allgemein bleiben.

Die Geschäftsführer sind jedenfalls dazu verpflichtet, vollständige und wahrheitsgemäße Auskünfte zu erteilen. Für das Vollständigkeitskriterium muss die Antwort auf das Informationsbegehren inhaltlich nicht nur dem Wortlaut, sondern auch dem Sinn und Zweck der Frage gerecht werden. Dies ist der Tatsache geschuldet, dass gerade der uninformierte Gesellschafter seine Frage aufgrund des Informationsdefizits oft unpräzise formuliert.

In der Praxis bezieht sich das Auskunftsverlangen häufig auf die Planrechnungen der Geschäftsführung, die wirtschaftlichen Verhältnisse der GmbH oder auch auf Gehälter von Mitarbeitern und Geschäftsführern. Es muss im Gegensatz zu dem Einsichtsverlangen von dem Gesellschafter sachlich konkretisiert werden.

Hinsichtlich der Kostenfrage ist zu differenzieren. Die Kosten für die Anfrage trägt der Gesellschafter selbst. Die Gesellschaft muss jedoch für die Kosten aufkommen, welche durch die Auskunftserteilung entstehen.

Unter bestimmten Umständen kann das Informationsrecht jedoch eingeschränkt werden. Gemäß § 51a Absatz 2 Satz 1 GmbH-Gesetz darf der Geschäftsführer die Auskunft und die Einsicht verweigern, wenn zu besorgen ist, dass der Gesellschafter sie zu gesellschaftsfremden Zwecken verwenden und dadurch der Gesellschaft oder einem verbundenen Unternehmen einen nicht unerheblichen Nachteil zufügen wird. Für die Verweigerung bedarf es eines Beschlusses der Gesellschafter (§ 51a Absatz 2 Satz 2 GmbH-Gesetz).

Ein gesellschaftsfremder Zweck ist anzunehmen, sofern der verfolgte Zweck nicht den mitgliedschaftlichen Interessen des Gesellschafters oder der Förderung des Unternehmensinteresses dient. In der Praxis stellen oftmals die Wahrnehmung des Informationsrechts für Strafanzeigen gegen den Geschäftsführer oder einen Gesellschafter, das Weitergeben von Informationen an die Presse oder zum Zwecke von Konkurrenzinteressen gesellschaftsfremde Zwecke dar.

Die nach dem Gesetz erforderliche Besorgnis liegt vor, wenn eine zweckwidrige Informationsverwendung unter vernünftigen Abwägungen wahrscheinlich erscheint. Jedoch ist die unverzügliche Einholung eines Gesellschafterbeschlusses für eine rechtmäßige Verweigerung unabdingbar. Der Geschäftsführer muss sich seine Verweigerung also durch Gesellschafterbeschluss bestätigen lassen. Das Fehlen eines Gesellschafterbeschlusses führt daher immer zu einer rechtswidrigen Verweigerung.

Aus einer unrechtmäßigen Verweigerung von Auskunft oder Einsicht gegenüber Gesellschaftern können sich für die Beteiligten Konsequenzen ergeben. Eine Verweigerung des Informationsersuchens ohne Einholung eines Gesellschafterbeschlusses kann eine schwere Pflichtverletzung des Geschäftsführers darstellen und ggf. zu einer außerordentlichen Kündigung des Geschäftsführeranstellungsvertrags und einer Abberufung als Geschäftsführer führen. Es kann unter Umständen ein Schadensersatzanspruch der Gesellschaft gegen den Geschäftsführer entstehen.

Der Gesellschafter kann unter bestimmten Voraussetzungen ebenfalls Schadensersatzansprüche gegen die Gesellschaft geltend machen. Ob solche Ansprüche in Betracht kommen, ist rechtlich allerdings umstritten.

Für den Gesellschafter kommt primär aber die Durchsetzung des Informationsrechts über ein sogenanntes Informationserzwingungsverfahren in Betracht. Dabei kann gemäß § 51b GmbH-Gesetz eine gerichtliche Entscheidung herbeigeführt werden, sofern die Verweigerung der Information unzulässig war.

Auch kann der Gesellschafter Anfechtungsklage gegen den Verweigerungsbeschluss erheben, sofern ihm die Information unzulässigerweise verweigert wurde und sie für seine Beschlussfassung relevant war.