Gesellschafterversammlung: Fehler bei Einladung und Durchführung vermeiden

Gesellschafterversammlungen in der GmbH (aber auch bei anderen Gesellschaftsformen) sind häufig der Ort, an dem Streitigkeiten im Gesellschafterkreis oder zwischen Gesellschaftern und Geschäftsführern „eskalieren“. Damit Beschlüsse rechtswirksam gefasst werden können und später nicht gerichtlich angreifbar sind, ist die ordnungsgemäße Einberufung und Durchführung von Gesellschafterversammlungen daher besonders wichtig.

Welche Arten von Gesellschafterversammlungen gibt es in der GmbH, GmbH & Co. KG, KG, oHG oder GbR?

Grundsätzlich wird unterschieden zwischen den jährlich stattfindenden sogenannten „ordentlichen“ Gesellschafterversammlungen und solchen, die zusätzlich – also „außerordentliche“ – stattfinden. Die ordentliche Gesellschafterversammlung muss bei jeder GmbH zwingend einmal im Jahr einberufen werden.

In beiden Fällen ist eine ordnungsgemäße Einladung und Durchführung der Gesellschafterversammlung erforderlich. Dies gilt nicht nur für GmbHs, sondern auch für GmbH & Co. KGs. Auch die Gesellschaftsverträge von (einfachen) Kommanditgesellschaften (KG), Offenen Handelsgesellschaften (oHG) oder Gesellschaften bürgerlichen Rechts (GbR) können entsprechende Regelungen vorsehen. Die Regeln zur ordnungsgemäßen Einladung und Durchführung einer Gesellschafterversammlung gewinnen vor allem dann an Bedeutung, wenn besonders wichtige Beschlussgegenstände auf der Tagesordnung stehen oder zwischen den Gesellschaftern Unstimmigkeiten oder Streit herrscht.

Da Einladung und Ablauf der Gesellschafterversammlung jedoch nur im GmbH-Recht – dort: im GmbH-Gesetz (GmbHG) – ausführlich geregelt sind, wird in den Gesellschaftsverträgen anderer Gesellschaftsarten oft in das GmbH-Recht verwiesen. Im Folgenden geht es daher vor allem um die GmbH.

In der Aktiengesellschaft (AG) wird jährlich eine sogenannte Hauptversammlung einberufen. Deren Abläufe sind gesetzlich jedoch erheblich komplexer und weniger flexibel ausgestaltet als bei der GmbH und können hier daher thematisch nicht mitbehandelt werden.

Was wird in der Gesellschafterversammlung entschieden?

Die Gesellschafterversammlung ist das höchste Organ einer GmbH. In vielen einfach gelagerten Fällen hat eine Gesellschaft nur zwei Organe: die Gesellschafterversammlung und die Geschäftsführung. Es sind aber auch weitere Organe wie z.B. Beiräte denkbar, deren Funktion ähnlich ausgestaltet sein kann wie die eines Aufsichtsrats in der Aktiengesellschaft.

In der Gesellschafterversammlung werden wichtige Fragen rund um die Gesellschaft wie z.B. Grundsatzentscheidungen zur geschäftlichen Ausrichtung entschieden. In der Gesellschafterversammlung wird aber auch entschieden, ob beispielsweise die Geschäftsanteile eines Mitgesellschafters aus wichtigem Grund eingezogen werden. Die Gesellschafterversammlung kann zudem Geschäftsführer ernennen und abberufen und sie entscheidet über die Verwendung der in der Gesellschaft angefallenen Gewinne.

Die jährlich stattfindende ordentliche Gesellschafterversammlung kann unter Umständen auch eine recht kurze Angelegenheit sein. Wenn alle Beteiligten sich gut verstehen, die Geschäfte „normal laufen“ und keine besonderen Erweiterungen oder Investitionen geplant sind, reicht es oftmals aus, dass die Geschäftsführung auf der ordentlichen Gesellschafterversammlung die Bilanz des vergangenen Geschäftsjahres und eine Vorschau für das kommende/laufende Geschäftsjahr vorstellt. Idealerweise erteilt die Gesellschafterversammlung dem Geschäftsführer daraufhin eine Entlastung für seine Tätigkeiten im vergangenen Geschäftsjahr.

Welche Entscheidungen von der Geschäftsführung allein getroffen werden können und für welche ein Gesellschafterbeschluss erforderlich ist, regelt in Grundzügen bereits das GmbH-Recht. In der Praxis werden aber im Gesellschaftsvertrag deutlich ausdifferenziertere Regelungen vereinbart. Es ist letztlich Sache der Gesellschafter, bei Abschluss des Gesellschaftsvertrags oder auch durch spätere Satzungsänderungen festzulegen, für welche Maßnahmen und Entscheidungen ein Gesellschafterbeschluss erforderlich ist.

Wer beruft die Gesellschafterversammlung ein?

Zuständig für die Einberufung der Gesellschafterversammlung ist grundsätzlich die Geschäftsführung. Bei mehreren Geschäftsführern regelt der Gesellschaftsvertrag häufig die erforderliche Anzahl von Geschäftsführern für die Einladung.

Verlangt werden kann die Einberufung einer außerordentlichen Gesellschafterversammlung aber auch von einzelnen Gesellschaftern. Weigert sich die Geschäftsführung beharrlich, eine Gesellschafterversammlung einzuberufen, steht den Gesellschaftern unter bestimmten Voraussetzungen ein sogenanntes Selbsthilferecht zu: Sie können die Gesellschafterversammlung in diesem Fall also selbst einberufen. Ob diese Voraussetzungen im Einzelfall vorliegen und welche Fristen der Geschäftsführung zu setzen sind, sollte jedoch stets individuell geprüft werden.

Welche Fristen und Formen gelten für die Einladung?

Nach dem GmbH-Gesetz ist die Einberufung einer Gesellschafterversammlung mit einer Frist von mindestens einer Woche zu bewirken. Als Form ist in § 51 Absatz 1 Satz 1 GmbH-Gesetz ein „eingeschriebener Brief“ vorgesehen.

Von diesen Vorgaben kann der Gesellschaftsvertrag jedoch zum Teil abweichen. In der Praxis sind häufig längere Einberufungsfristen (2 Wochen oder 4 Wochen) vorgesehen. Das Formerfordernis des „eingeschriebenen Briefs“ wird demgegenüber gerade bei Gesellschaften mit kleinerem, vertrauten Gesellschafterkreis (gerade bei Familiengesellschaften) oft durch das Erfordernis eines einfachen Briefs ersetzt. Denkbar ist sogar, die Einberufung nur per E-Mail (Textform) für ausreichend zu erklären.

Gesetzliche Bestimmungen zu Form und Frist der Einberufung gibt es im Bereich der Personengesellschaften (KG, OHG, GbR) nicht. In den Gesellschaftsverträgen wird jedoch oft das GmbH-Gesetz insofern für entsprechend anwendbar erklärt.

Was muss in der Einladung enthalten sein?

Die Einladung muss die wesentlichen Angaben zur Gesellschafterversammlung (Ort, Zeit) sowie die vorgesehene Tagesordnung enthalten.

Fehler werden in der Praxis bei Einladungen häufig im Bereich der Tagesordnung gemacht. Werden einzelne Punkte der Tagesordnung hier nicht konkret genug beschrieben oder fehlen diese sogar vollständig, besteht das Risiko einer späteren Anfechtung der gefassten Beschlüsse.

Was passiert, wenn nicht alle Gesellschafter erscheinen?

Grundsätzlich hat jeder Gesellschafter das Recht, an einer Gesellschafterversammlung teilzunehmen. Wurde ein Gesellschafter nicht ordnungsgemäß geladen, sind die gefassten Beschlüsse daher entweder anfechtbar oder sogar nichtig.

Selbst wenn sämtliche Gesellschafter ordnungsgemäß geladen wurden, heißt dies jedoch noch nicht, dass auch zwingend eine Beschlussfähigkeit gegeben ist. Gesellschaftsverträge sehen hier oft ein Mindest-Quorum in Höhe von beispielsweise 50 % (oder mehr) der in der Gesellschaft vorhandenen Stimmrechte vor. Sind in diesem Fall weniger als 50 % der Stimmrechte anwesend, muss eine neue, zweite Gesellschafterversammlung einberufen werden, die dann ohne Rücksicht auf die anwesenden Stimmen (theoretisch also auch mit nur einem einzigen anwesenden Gesellschafter) beschlussfähig ist.

Aber Vorsicht: Auch die Einberufung zu dieser zweiten Gesellschafterversammlung muss form- und fristgerecht erfolgen. In den Gesellschaftsverträgen ist zudem häufig vorgesehen, dass auf die Beschlussfähigkeit dieser zweiten Gesellschafterversammlung auch ohne Anwesenheit der Mindestanzahl von Stimmen in dem zweiten Einladungsschreiben ausdrücklich hingewiesen werden muss, damit der in der ersten Gesellschafterversammlung abwesende Gesellschafter vor den Konsequenzen seiner erneuten Abwesenheit „gewarnt“ wird.

Wer leitet die Gesellschafterversammlung? Wer führt Protokoll?

Wenn sich die Person des Versammlungsleiters und die des Protokollführers nicht aus dem Gesellschaftsvertrag ergeben, müssen diese Personen von den Gesellschaftern in der Versammlung durch Mehrheitsbeschluss bestimmt werden. Das Gesetz enthält hierzu keine Vorgaben.

Die Frage, wer Versammlungsleiter wird, sollte gerade bei streitigen Gesellschafterversammlungen nicht unterschätzt werden. Sofern der Versammlungsleiter mit einer Beschlussfeststellungskompetenz ausgestattet ist, kann dies für seine „Gegner“ bedeuten, dass die von ihm festgestellten Beschlüsse aufwendig gerichtlich angegriffen werden müssen.

Mit welcher Mehrheit werden Beschlüsse gefasst?

In der Regel reicht nach dem GmbH-Gesetz und nach den meisten Gesellschaftsverträgen eine einfache Mehrheit (50 %) der anwesenden Stimmen für die Beschlussfassung aus. Bei bestimmten besonders wichtigen Entscheidungen wie z.B. Beschlüssen, durch die der Gesellschaftsvertrag selbst geändert wird, ist jedoch teilweise eine höhere Mehrheit bis hin zur Einstimmigkeit erforderlich. Dies muss im Einzelfall anhand des Gesellschaftsvertrags und den konkreten Umständen geprüft werden.

Kann die Gesellschafterversammlungen auch per Videokonferenz durchgeführt werden?

Wenn alle Gesellschafter einverstanden sind, lässt sich eine Gesellschafterversammlung auch per Videokonferenz (z.B. Zoom-Meeting) durchführen. Dasselbe gilt für den Fall, dass der Gesellschaftsvertrag diese Möglichkeit ausdrücklich vorsieht. Eine solche Regelung findet sich jedoch allenfalls in neueren Gesellschaftsverträgen. In anderen Fällen ist eine Beschlussfassung in einem Video-Meeting nicht möglich.

Daran ändert auch die vorübergehende Erleichterung für die Durchführung von Gesellschafterversammlung durch die COVID-19-Pandemie im Grundsatz nichts. Bereits zuvor war in § 48 Abs. 2 GmbH-Gesetz die Möglichkeit vorgesehen, Beschlüsse im Umlaufverfahren (Zustimmung der Gesellschafter in Textform) zu fassen, sofern sämtliche Gesellschafter zustimmen. Dies wurde durch die vorübergehende Erleichterung des Gesetzgebers aufgrund der Corona-Pandemie bis zum 31.12.2020 dahingehend geändert, dass eine solche Beschlussfassung in Textform nun auch dann möglich ist, wenn nicht alle Gesellschafter dieser Methode zustimmen.

Anders als es häufig verlautbart wird, führt dies jedoch nicht dazu, dass Beschlüsse in einer Videokonferenzschaltung durch die dort geäußerte mündliche Zustimmung bereits wirksam gefasst werden können.

Kann ich mich vertreten lassen oder meinen Anwalt mitnehmen?

Jeder Gesellschafter hat das Recht, sich in der Versammlung vertreten zu lassen. Dieses gesetzliche Recht wird in den meisten Gesellschaftsverträgen noch einmal ausdrücklich festgelegt – in der Regel sind danach Mitgesellschafter oder Personen, die beruflich zur Verschwiegenheit verpflichtet sind (also insbesondere Anwälte oder Steuerberater), zur Vertretung berechtigt. Der Vertreter muss nach den üblichen Formulierungen in Gesellschaftsverträgen mit einer schriftlichen Vollmacht ausgestattet sein.

Eine andere Frage ist, ob ein Gesellschafter sich durch einen Rechtsanwalt oder Steuerberater begleiten lassen darf. Hier ist die Rechtsprechung eindeutig: Wenn das Recht zur Begleitung im Gesellschaftsvertrag nicht vorgesehen ist, kann nur der Weg über die Vertretung gewählt werden. Im Klartext heißt das: Steht im Gesellschaftsvertrag nichts von der Möglichkeit einer anwaltlichen Begleitung einzelner Gesellschafter, so kann ein Gesellschafter z.B. seinen Anwalt zwar mit Stimmrechtsvollmacht ausstatten und an der Gesellschafterversammlung teilnehmen lassen – er selbst darf dann aber nicht mehr abstimmen und auch nicht mehr mitkommen! „Begleitung“ ist also etwas anderes als „Vertretung“.

Können wir als Gesellschafter auf all dies auch verzichten?

Auf die Durchführung der jährlichen ordentlichen Gesellschafterversammlung kann nicht verzichtet werden. Auch empfiehlt sich in jedem Fall die Anfertigung eines Protokolls – schon zu Beweiszwecken.

Was aber, wenn der Kreis der Gesellschafter – zum Beispiel bei Familiengesellschaften über die Festtage – gerade beisammen ist und bei dieser Gelegenheit spontan über Angelegenheiten der Gesellschaft beschließen möchte?

In Gesellschaften, in denen betreffend die Beschlussgegenstände Konsens herrscht (dies ist häufig gerade bei Gesellschaften mit kleinerem Gesellschafterkreis oder Familiengesellschaften der Fall), kann im Hinblick auf die Einberufung der Gesellschafterversammlung durchaus auf sämtliche Form- und Fristvorschriften verzichtet werden, sofern alle Gesellschafter teilnehmen. Dieser Verzicht auf sämtliche Form- und Fristvorschriften sollte im Protokoll eingangs ausdrücklich festgehalten werden.

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