Die Organstellung des Geschäftsführers und seine Vertretungsbefugnis im Außenverhältnis sind von dem Anstellungsverhältnis des Geschäftsführers abzugrenzen, welches die persönliche Rechtsbeziehung zwischen der GmbH und dem Geschäftsführer regelt (Innenverhältnis). Eine Bestellung zum Geschäftsführer im gesellschaftsrechtlichen Sinne ist daher grundsätzlich auch ohne Anstellungsvertrag möglich.

Der folgende Beitrag gibt einen Einblick in Bedeutung, Abschluss und Inhalt des Geschäftsführer-Anstellungsvertrags, der eine Art “Arbeitsvertrag” des Geschäftsführers darstellt.

Das Anstellungsverhältnis bildet die Rechtsgrundlage für die Verpflichtung zur Übernahme der Geschäftsführertätigkeit. Regelmäßig handelt es sich bei dem Dienstverhältnis des Geschäftsführers um ein freies Dienstverhältnis (§ 611 ff. BGB). Der Anstellungsvertrag des Geschäftsführers ist aufgrund seiner unternehmerischen Freiheit daher regelmäßig kein Arbeitsvertrag im Rechtssinne. Mit dem Begriff Anstellungsvertrag synonym wird auch Geschäftsführervertrag oder Geschäftsführer-Dienstvertrag verwendet.

Der Anstellungsvertrag trifft Regelungen über den Inhalt und die Dauer der Tätigkeit des Geschäftsführers für die GmbH. In diesem werden vor allem Regelungen über den Aufgabenbereich des Geschäftsführers, die Vergütung (Geschäftsführer-Gehalt), den Urlaubsanspruch, etwaige Wettbewerbsverbote oder Kündigungs- und Abfindungsvoraussetzungen verschriftlicht.

Das Anstellungsverhältnis wird mit dem Abschluss eines sogenannten schuldrechtlichen Vertrages (Anstellungsvertrag) zwischen dem Geschäftsführer und der GmbH begründet. Grundsätzlich bestehen keine besonderen Formerfordernisse für den Anstellungsvertrag. Es genügt ein mündlicher Vertragsabschluss. Allerdings stellt ein mündlicher Anstellungsvertrag als Grundlage für die Tätigkeit eines Geschäftsführers ein Risiko dar und sollte dieser aus Gründen der Rechtssicherheit verschriftlicht werden. Für einzelne Vertragsbestandteile kann allerdings ein Formerfordernis bestehen. Ist der Geschäftsführer auch Gesellschafter, muss im Hinblick auf das Risiko einer verdeckten Gewinnausschüttung jedenfalls die Vergütung schriftlich aufgenommen werden.

Für den Vertragsabschluss ist in aller Regel die Gesellschafterversammlung zuständig. Dadurch soll die ordnungsgemäße Willensbildung in der GmbH gesichert werden. Ausnahmsweise kann der Gesellschaftsvertrag (Satzung) eine Zuständigkeit des Aufsichtsrats begründen, der jedoch bei der GmbH als Organ optional ist.

Besteht die Zuständigkeit der Gesellschafterversammlung, ist ein ordnungsgemäßer Beschluss zu fassen, durch den eine bestimmte Person vertraglich als Geschäftsführer gebunden werden soll.

Der wirksame Beschluss der Gesellschafterversammlung sollte in der Praxis nicht unterschätzt werden, da ohne diesen ein Abschlussfehler vorliegen kann. Liegt ein unwirksamer Beschluss vor, kann das abgeschlossene Rechtsgeschäft regelmäßig durch eine unkomplizierte Abstandsnahmeerklärung für die Zukunft beendet werden. Unter Umständen kann ein Abschlussfehler zwar nachträglich geheilt werden. Das setzt aber voraus, dass ein Scheitern des Vertrages aufgrund eines formellen Mangels zu einem schlechthin untragbaren Ergebnis führen würde.

Der Vertrag kann trotz des Formfehlers außerdem wirksam sein, sofern beide Parteien den Vertrag über Jahre als Grundlage ihrer Rechtsbeziehung angesehen haben. Die Umsetzung des Vertrages durch die Aufnahme der Tätigkeit des Geschäftsführers in Kenntnis der Gesellschafterversammlung heilt den Formfehler nicht. Insofern bestehen hohe Anforderungen, um den Formfehler nachträglich zu heilen. Dies unterstreicht die Relevanz eines ordnungsgemäßen Beschlusses für die Praxis.

Das Verhältnis kann durch Kündigung, Aufhebungsvertrag, Beendigung der GmbH oder mit dem Ableben des Geschäftsführers beendet werden. Es kann aber auch mit dem Eintritt einer vereinbarten Bedingung beendet werden (z.B. Erreichen einer bestimmten Altersgrenze). Die Vereinbarung muss dann allerdings Bestandteil des Anstellungsvertrages sein. Weiterhin besteht die gesetzlich geregelte Möglichkeit einer außerordentlichen Kündigung wegen eines wichtigen Grundes (§ 648a BGB). Im Anstellungsvertrag können auch Gründe aufgenommen und einvernehmlich bestimmt werden, die ein außerordentliches Kündigungsrecht begründen

Mit der Beendigung des Anstellungsvertrages entfallen für den Geschäftsführer alle darin geregelten zukünftigen Vergütungsansprüche. Die Beendigung des Anstellungsverhältnisses muss von dem Widerruf der Bestellung (§ 38 GmbHG) abgegrenzt werden (Widerruf der Organstellung).

Die Vertragslaufzeit des Anstellungsvertrages kann grundsätzlich durch die Parteien frei verhandelt werden. Der Vertrag kann daher befristet oder unbefristet abgeschlossen werden. Im Rahmen eines unbefristeten Vertrages empfiehlt sich die Verschriftlichung einer Regelung zur Kündigungsfrist, um Rechtssicherheit zu erhalten. Abgesehen von der vertraglichen Kündigungsfrist besteht für den Geschäftsführer eine gesetzliche Kündigungsfrist von vier Wochen gemäß § 622 BGB.

Unabhängig von dem Anstellungsvertrag ergeben sich die Pflichten für den Geschäftsführer bereits aus seiner Stellung als Organ der GmbH. Der Geschäftsführer verpflichtet sich mit Abschluss des Anstellungsvertrages, die Organstellung zu übernehmen und für einen festgelegten Zeitraum zu behalten. Regelmäßig wird vertraglich eine Verschwiegenheitspflicht, ein Zustimmungsvorbehalt bei Nebentätigkeit oder ein Wettbewerbsverbot geregelt. Der Geschäftsführer muss der GmbH grundsätzlich seine vollständige Arbeitskraft zur Verfügung stellen, wobei er nicht an feste Arbeitszeiten gebunden ist. Der Anstellungsvertrag kann eine Vereinbarung enthalten, die eine nebenberufliche Amtstätigkeit des Geschäftsführers regelt und an eine bestimmte Arbeitszeit geknüpft ist. Der Anstellungsvertrag kann dem Geschäftsführer also weitergehende Pflichten auferlegen als das Gesetz oder die Satzung dies tun.

Als Inhaltsbestandteil des Anstellungsvertrages können allerdings auch organschaftliche Pflichten aufgenommen werden. Häufig verpflichtet sich der Geschäftsführer zu einer ordnungsgemäßen Geschäftsführung, die dem Gesetz, der Satzung und (eventuell) der Geschäftsordnung entspricht – dies gilt aber auch ohne Anstellungsvertrag. Bei Verletzung der Pflichten aus dem Anstellungsvertrag mach der Geschäftsführer sich unter Umständen schadensersatzpflichtig.

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Gesellschafter einer GmbH sind zwar Inhaber von Rechten und Pflichten, jedoch oftmals nicht an dem gewöhnlichen Geschäftsbetrieb beteiligt. Die täglichen kaufmännischen Entscheidungen werden innerhalb der GmbH durch den Geschäftsführer getroffen. Nur im Einzelfall ist, je nach vertraglicher Ausgestaltung, die Zustimmung der Gesellschafterversammlung erforderlich.

Mindestens einmal im Jahr ist zudem eine „ordentliche“ Gesellschafterversammlung erforderlich, auf der insbesondere der vergangene Jahresabschluss von der Geschäftsführung vorgestellt und von den Gesellschaftern festgestellt – also „abgesegnet“ – werden muss.

Vor allem, wenn der Gesellschafter nicht Teil der Geschäftsführung ist, kann allerdings das Bedürfnis nach weitergehenden Informationen betreffend den Geschäftsbetrieb der Gesellschaft entstehen. So kann es z.B. ein besonderes Bedürfnis nach einer Prüfung bestimmter Vorgänge geben oder etwa die Notwendigkeit einer unterjährigen Einsichtnahme in die geschäftlichen Zahlen und Parameter. Der Informationsfluss zwischen Gesellschaft und Gesellschafter ist von großer Bedeutung, um als Gesellschafter seine Aufgaben erfüllen und sachgerechte Entscheidungen treffen zu können.  Auch im Fall eines Gesellschafterstreits können Informationen bedeutsam sein.

Anknüpfungspunkt ist die rechtliche Stellung als Gesellschafter, sodass ausgeschiedene Gesellschafter keinen Anspruch mehr aus § 51a GmbH-Gesetz herleiten können.

Das Informationsrecht unterstützt den Gesellschafter bei der Wahrnehmung anderer Rechte, wobei insbesondere das Stimmrecht in der Gesellschaftsversammlung hervorzuheben ist. Es kann jedoch auch jederzeit unabhängig vom Stimmrecht ausgeübt werden. Es stellt daher ein elementares Recht des Gesellschafters dar, das nicht ausgeschlossen oder weitreichend eingeschränkt werden kann.

Zur Ausübung des Rechts ist ein entsprechendes Informationsverlangen des Gesellschafters notwendig, das sowohl mündlich als auch schriftlich erfolgen kann. Der Anspruch auf Information kann dabei zu jeder Zeit und an jedem beliebigen Ort eingefordert werden, also sowohl innerhalb als auch außerhalb einer Gesellschafterversammlung. Anspruchsgegnerin des Informationsverlangens ist die Gesellschaft, es ist daher an sie zu adressieren. Daran werden jedoch keine allzu hohen Anforderungen gestellt. Es genügt, wenn der Geschäftsführer die Anfrage als Informationsverlangen gegen die durch ihn vertretene Gesellschaft werten kann.

Eine Begründung muss die Ausübung des Informationsrechts nicht enthalten.

Gemäß § 51a Absatz 1 GmbHG haben die Geschäftsführer „jedem Gesellschafter auf Verlangen unverzüglich Auskunft über die Angelegenheiten der Gesellschaft zu geben und die Einsicht der Bücher und Schriften zu gestatten.“ Unter „unverzüglich“ versteht man ein Handeln ohne schuldhaftes Zögern.

Das Informationsrecht gliedert sich nach dem Wortlaut des § 51a GmbH-Gesetz in ein Auskunfts- und ein Einsichtsrecht des Gesellschafters. Daher muss dieser in seinem Informationsverlangen zum Ausdruck bringen, welches der beiden Rechte aus § 51a GmbH-Gesetz geltend gemacht werden soll.

Die Informationsmittel der Auskunft und Einsicht stehen grundsätzlich gleichrangig nebeneinander. Sie können jeweils einzeln, aber auch in Kombination geltend gemacht werden.

Über das Einsichtsrecht erhält der Gesellschafter das Recht auf Zugang zu den Büchern und „Schriften“ (also Unterlagen) der Gesellschaft, sofern er es verlangt.  Unter Bücher und Schriften fallen sämtliche Geschäftsunterlagen der eigenen GmbH, worunter sowohl in Papierform als auch durch elektronische Medien gespeicherte Daten gefasst sind.

Die GmbH ist grundsätzlich verpflichtet, die Einsichtnahme in ihren Geschäftsräumen zu gewähren. Im Einverständnis aller Beteiligten kann sie aber auch in einer Zweigniederlassung, einem Rechenzentrum oder in den Büroräumen eines Steuerberaters erfolgen, sofern sich die gegenständlichen Unterlagen dort befinden. Der Gesellschafter kann jedoch nicht verlangen, dass die jeweiligen Unterlagen zu seiner Privat- oder Gewerbeadresse übersendet werden.

In zeitlicher Hinsicht schreibt das Gesetz eine „unverzügliche“ Gestattung der Einsicht durch den Geschäftsführer vor. Dabei ist zu berücksichtigen, dass die Gewährung der Einsicht unter Umständen den täglichen Geschäftsbetrieb der Gesellschaft beeinträchtigen kann. In der Regel ist daher eine vorherige Ankündigung des Gesellschafters sowie eine Terminvereinbarung mit den Geschäftsführern angezeigt.

Einer Begründung für die Einsichtnahme bedarf es grundsätzlich nicht. Insbesondere muss das Einsichtsbegehren nicht sachlich konkretisiert werden.

Die Kosten der Einsichtnahme trägt die GmbH, da sie zur Gewährung der Einsicht gesetzlich verpflichtet ist. Das Recht auf Einsicht soll eine effektive Kontrolle gewährleisten. Es ist dem Gesellschafter daher in der Regel erlaubt, Abschriften zu nehmen oder Notizen abzufertigen. Zusätzlich ist ihm auch das Anfertigen von Kopien auf eigene Kosten gestattet.

Das Auskunftsrecht bezieht sich auf alle Angelegenheiten der Gesellschaft. Es umfasst sämtliche unternehmerischen und sonstigen Tätigkeiten der Gesellschaft, ihre Beziehungen zu Dritten, aber auch solche Informationen, die mit der Beteiligung des Gesellschafters in Verbindung stehen. Lediglich rein persönliche Angelegenheiten des Geschäftsführers oder der Mitgesellschafter sind nicht von dem Recht umfasst.

Die Auskunft kann sowohl mündlich als auch schriftlich erteilt werden.  Grundsätzlich liegt es im Ermessen des Geschäftsführers, ob das Auskunftsverlangen schriftlich oder mündlich beantwortet wird. Die Form richtet sich jedoch auch nach dem Informationsbedürfnis des Gesellschafters im Einzelfall. Daher ist eine schriftliche Auskunft zu erteilen, sofern eine Antwort in mündlicher Form das Auskunftsverlangen des Gesellschafters nicht mehr zweckgerecht befriedigen kann.

Wie ausführlich die Antwort auf das Auskunftsverlangen erfolgen muss, hängt von der Genauigkeit der Frage ab. Ist das Auskunftsverlangen allgemein gehalten, so kann auch die Antwort darauf allgemein bleiben.

Die Geschäftsführer sind jedenfalls dazu verpflichtet, vollständige und wahrheitsgemäße Auskünfte zu erteilen. Für das Vollständigkeitskriterium muss die Antwort auf das Informationsbegehren inhaltlich nicht nur dem Wortlaut, sondern auch dem Sinn und Zweck der Frage gerecht werden. Dies ist der Tatsache geschuldet, dass gerade der uninformierte Gesellschafter seine Frage aufgrund des Informationsdefizits oft unpräzise formuliert.

In der Praxis bezieht sich das Auskunftsverlangen häufig auf die Planrechnungen der Geschäftsführung, die wirtschaftlichen Verhältnisse der GmbH oder auch auf Gehälter von Mitarbeitern und Geschäftsführern. Es muss im Gegensatz zu dem Einsichtsverlangen von dem Gesellschafter sachlich konkretisiert werden.

Hinsichtlich der Kostenfrage ist zu differenzieren. Die Kosten für die Anfrage trägt der Gesellschafter selbst. Die Gesellschaft muss jedoch für die Kosten aufkommen, welche durch die Auskunftserteilung entstehen.

Unter bestimmten Umständen kann das Informationsrecht jedoch eingeschränkt werden. Gemäß § 51a Absatz 2 Satz 1 GmbH-Gesetz darf der Geschäftsführer die Auskunft und die Einsicht verweigern, wenn zu besorgen ist, dass der Gesellschafter sie zu gesellschaftsfremden Zwecken verwenden und dadurch der Gesellschaft oder einem verbundenen Unternehmen einen nicht unerheblichen Nachteil zufügen wird. Für die Verweigerung bedarf es eines Beschlusses der Gesellschafter (§ 51a Absatz 2 Satz 2 GmbH-Gesetz).

Ein gesellschaftsfremder Zweck ist anzunehmen, sofern der verfolgte Zweck nicht den mitgliedschaftlichen Interessen des Gesellschafters oder der Förderung des Unternehmensinteresses dient. In der Praxis stellen oftmals die Wahrnehmung des Informationsrechts für Strafanzeigen gegen den Geschäftsführer oder einen Gesellschafter, das Weitergeben von Informationen an die Presse oder zum Zwecke von Konkurrenzinteressen gesellschaftsfremde Zwecke dar.

Die nach dem Gesetz erforderliche Besorgnis liegt vor, wenn eine zweckwidrige Informationsverwendung unter vernünftigen Abwägungen wahrscheinlich erscheint. Jedoch ist die unverzügliche Einholung eines Gesellschafterbeschlusses für eine rechtmäßige Verweigerung unabdingbar. Der Geschäftsführer muss sich seine Verweigerung also durch Gesellschafterbeschluss bestätigen lassen. Das Fehlen eines Gesellschafterbeschlusses führt daher immer zu einer rechtswidrigen Verweigerung.

Aus einer unrechtmäßigen Verweigerung von Auskunft oder Einsicht gegenüber Gesellschaftern können sich für die Beteiligten Konsequenzen ergeben. Eine Verweigerung des Informationsersuchens ohne Einholung eines Gesellschafterbeschlusses kann eine schwere Pflichtverletzung des Geschäftsführers darstellen und ggf. zu einer außerordentlichen Kündigung des Geschäftsführeranstellungsvertrags und einer Abberufung als Geschäftsführer führen. Es kann unter Umständen ein Schadensersatzanspruch der Gesellschaft gegen den Geschäftsführer entstehen.

Der Gesellschafter kann unter bestimmten Voraussetzungen ebenfalls Schadensersatzansprüche gegen die Gesellschaft geltend machen. Ob solche Ansprüche in Betracht kommen, ist rechtlich allerdings umstritten.

Für den Gesellschafter kommt primär aber die Durchsetzung des Informationsrechts über ein sogenanntes Informationserzwingungsverfahren in Betracht. Dabei kann gemäß § 51b GmbH-Gesetz eine gerichtliche Entscheidung herbeigeführt werden, sofern die Verweigerung der Information unzulässig war.

Auch kann der Gesellschafter Anfechtungsklage gegen den Verweigerungsbeschluss erheben, sofern ihm die Information unzulässigerweise verweigert wurde und sie für seine Beschlussfassung relevant war.

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